La retención era correcta.

Modelo 145. Cuando los trabajadores se incorporan a la empresa rellenan el modelo 145, por el cual informan sobre su situación personal y familiar con el fin de que se les calcule correctamente la retención a cuenta del IRPF. ¡Atención!  Así pues, ellos son los responsables de notificar los posibles cambios en dicha situación; la empresa no está obligada a solicitar los datos del modelo 145 cada año.

Comunicación incorrecta. Puede suceder, por tanto, que un trabajador comunique unos datos erróneos (o que éstos fuesen correctos en su día, pero que se hayan modificado sin que el afectado haya dicho nada). Apunte.  Pues bien, si ello provoca que se le practique una retención inferior a la correcta, Hacienda no podrá reclamar nada a la empresa: será el empleado quien responderá de las cuotas no ingresadas y de las posibles sanciones (del 35% si está obligado a presentar declaración del IRPF y de hasta el 150% si no está obligado a declarar).

Si Hacienda reclama a la empresa... No obstante, Hacienda suele actuar por inercia, y a veces solicita la retención no practicada a la propia empresa. ¡Atención!  Si ése es su caso, opóngase:

• Alegue que su empresa ha calculado la retención de acuerdo con los datos consignados en el modelo 145, y que no está obligada a verificar si dichos datos son correctos o no.
• Adjunte una copia del modelo 145 recibido del trabajador y una copia de los cálculos efectuados (con su programa de nóminas o con el programa habilitado por Hacienda para calcular las retenciones).

Circular. Para evitar estas situaciones, confeccione una circular interna (envíela cada mes de enero, por ejemplo) donde se explique a los empleados su obligación de cumplimentar el modelo 145 correctamente, y donde se informe de las sanciones en las que pueden incurrir.